Software para gimnasios que centraliza socios, pagos, accesos e impagos

Guía completa

¿Qué es un software para gimnasios y para qué sirve?

Un software para gimnasios es un programa de gestión que centraliza toda la administración de un centro deportivo en una sola herramienta: el alta y la renovación de socios, las cuotas, la domiciliación bancaria SEPA, la facturación, la comunicación por SMS, los informes de actividad y —lo más importante— el control de accesos conectado al estado de pago de cada socio. En la práctica sustituye al Excel, los cuadernos en papel y los sistemas sueltos que no se hablan entre sí, y elimina la fuga de ingresos invisible que se produce cuando un socio con la cuota vencida sigue entrando al gimnasio.

El sector del fitness en España vive un momento de crecimiento sostenido y, con él, una creciente presión administrativa sobre los centros independientes. La digitalización de la gestión ha dejado de ser un lujo para convertirse en la condición básica para competir con las grandes cadenas low-cost sin disparar los costes de personal.

Cómo funciona

Qué hace GestorGym, módulo a módulo

Gestión de socios

Cada socio tiene una ficha con sus datos, su tarifa, su método de pago y todo su historial. El alta de un nuevo socio es rápida, lo que evita colas en recepción en los picos de septiembre y enero. La búsqueda es instantánea y el estado de cada socio (al día, vencido o de baja) se ve de un vistazo.

Cuotas y domiciliación SEPA

El software genera los ficheros de domiciliación SEPA listos para importar en la banca electrónica del centro, gestiona las renovaciones automáticas y te muestra los vencimientos. Pasar del cobro en efectivo o por transferencia a la domiciliación es el cambio que más reduce los impagos por olvido y más horas de gestión ahorra.

Los ficheros salen en el formato que piden hoy los bancos, con tu identificador de acreedor validado y respetando los días hábiles de preaviso, para que la remesa no te la devuelvan por un formato viejo. Y cuando el banco devuelve un recibo, entra en el programa como lo que es: ese socio queda marcado y su acceso se bloquea.

Un socio, un plan

Cuando contratas un plan nuevo a un socio que ya tenía otro, el programa te avisa y cierra el anterior, en vez de dejar dos vivos a la vez y que luego no cuadre nada. Cada ficha guarda su historial de planes, y si un socio ha estado de baja unos días puedes añadírselos sin rehacer la cuota.

Pagos e impagos

Los cobros quedan registrados y los pendientes son visibles desde el primer día. Cuando un recibo es devuelto por el banco, el socio queda marcado y —si se conecta el control de accesos— su entrada se bloquea automáticamente al día siguiente, sin llamadas ni confrontaciones en recepción.

Facturación automática y legal

Cada cobro genera su factura con numeración correlativa conforme al Real Decreto 1619/2012, con los datos fiscales del socio y el desglose de IVA, y cumple VERI*FACTU: cada factura sale con su huella y su código QR y se envía a la Agencia Tributaria, a través de Verifacti, con una cuenta a nombre de tu centro, o directamente con el certificado electrónico de tu centro. Y si las facturas las lleva tu gestor, el historial de cobros sale en un archivo por el periodo que quieras, listo para enviárselo, sin teclear nada.

Control de accesos

Es la pieza diferencial. GestorGym conecta el estado de pago con el torno o el lector de la puerta: cuota activa, el socio entra; cuota vencida, el acceso se bloquea. Funciona con lectores RFID, cerraduras eléctricas y tornos —somos partner oficial de Gunnebo— y también con hardware ya instalado de otros fabricantes.

SMS, comunicación e informes

Con los SMS mandas recordatorios de pago, ofertas y avisos: eliges a quién y lo envías de una vez, con plantillas. Cada SMS lo paga el centro. Un recordatorio de renovación a tiempo recupera socios que de otro modo se darían de baja por inercia. El panel de informes muestra socios activos, ingresos y alertas en tiempo real para tomar decisiones con datos, no con intuiciones.

Horarios: del centro y de cada plan

Puedes definir el horario del centro, con festivos y periodos especiales: fuera de ese horario la puerta no abre a los socios, y a quien necesite entrar antes o después se le da permiso en su ficha. Además, cada plan puede llevar su propio horario: el bono de mañanas no abre por la tarde. Son funciones que se activan en la puesta en marcha si tu centro las necesita.

Avisos cuando una ficha se usa de más

Ningún sistema impide que un socio le preste su llavero a otro, pero sí se puede ver. GestorGym te avisa por correo cuando una misma ficha entra varias veces en un día, guarda el historial de accesos dentro de la ficha de cada socio y deja registrado quién abrió la puerta con el botón de recepción.

El programa, también desde el móvil del equipo

Tu personal puede dar altas, renovar cuotas, consultar accesos y abrir el torno desde su móvil, conectado a la wifi del centro. No hay nada que instalar y no sale de tu red: fuera del gimnasio no es accesible. Para gestionarlo desde casa está la nube opcional.

Protección de datos: la carpeta, hecha

El programa genera la documentación de protección de datos de tu centro —registro de actividades, hoja de encargados del tratamiento, autorización para menores y cartel de videovigilancia— y guarda la prueba de qué aceptó cada socio y cuándo. Con la licencia base, los datos de tus socios viven en tu ordenador, no en el nuestro.

Seguridad y copias

En la puesta en marcha dejamos el equipo con acceso por PIN y, en equipos con Windows 11 Pro, con el disco cifrado; los IBAN de tus socios se guardan cifrados. Cada día se hace una copia cifrada a la nube de tu propio centro (OneDrive o Google Drive), y cada copia se comprueba para saber que se puede restaurar.

Actualizaciones sin sustos

Las actualizaciones correctivas, de seguridad y de adaptación a la ley no tienen coste mientras tengas en vigor un servicio contratado: el soporte del primer año, el mantenimiento anual o la nube. Sin él, se presupuestan, y el programa sigue funcionando en la versión que tenga. Cada versión se prueba antes en un equipo de pruebas; en tu centro la instalas con un botón cuando te viene bien, y durante 15 días puedes volver a la versión anterior.

Tu gimnasio no depende de nosotros para abrir

La licencia es tuya y no caduca. El control de accesos decide en tu ordenador, así que la puerta nunca se bloquea por la licencia ni por falta de internet. Si algún día hiciera falta, tu instalación se reactiva con un código de rescate que funciona sin conexión, y la copia de tus datos se puede exportar siempre. Está en el contrato.

Pago único vs suscripción

Por qué un software de pago único conviene más que el SaaS

La mayoría de los software para gimnasios del mercado funcionan por suscripción (SaaS): pagas una cuota cada mes mientras lo uses, la tarifa la revisa el proveedor cuando toca renovar y, si dejas de pagar, pierdes el acceso a tu propia herramienta y a tus datos. GestorGym usa el modelo contrario: una licencia de pago único desde 1.449 € + IVA, sin mensualidades. Tú eres el dueño del software.

El punto de equilibrio llega cuando la suma de tus cuotas pasa del precio de la licencia: divide ese precio entre lo que pagas al mes y sabrás en qué mes ocurre. A partir de ahí, cada mes que pasa el pago único es más barato que la suscripción. Puedes ver el detalle en nuestra página de software para gimnasios sin cuotas mensuales.

Paso a paso

Ejemplo: de Excel a GestorGym en un gimnasio de 350 socios

Imagina un gimnasio de unos 350 socios que lleva las cuotas en una hoja de Excel y cobra buena parte en efectivo, en recepción. Algunos socios entran sin estar al día y nadie lo ve hasta que alguien repasa la hoja. Con GestorGym, estos serían sus pasos:

1. Traer sus socios. Los datos del Excel pasan al programa. La migración se presupuesta aparte y, en el 99 % de los casos, se hace sin perder la base de datos.
2. Pasar la remesa SEPA. Cada mes, el programa genera el fichero de domiciliación y el gimnasio lo sube a su banca electrónica. Cuando registras un recibo devuelto, ese socio pasa a impagado y su ficha deja de abrir la puerta hasta que paga.
3. Bloquear el acceso por impago. Con el control de accesos conectado, el socio con la cuota vencida no pasa. Nadie tiene que reclamárselo en el mostrador.
4. Entrar con ficha tag, tarjeta o pulsera. Cada socio recibe su ficha tag de llavero, tarjeta de proximidad o pulsera RFID. La puerta decide en el ordenador del centro, así que sigue funcionando sin internet.

Es un supuesto para explicar el proceso, no un cliente real.

Por tipo de centro

¿Para qué tipo de gimnasio sirve?

GestorGym se adapta a cualquier instalación deportiva, con configuraciones específicas según el modelo de negocio:

Guía de compra

Cómo elegir un software para gimnasios

Antes de contratar, conviene comprobar que la herramienta cumple estos seis criterios:

1. Control de accesos integrado de verdad, no como módulo aparte de pago: el estado de pago debe bloquear el torno automáticamente.
2. Domiciliación SEPA y facturación legal conforme al RD 1619/2012, con VERI*FACTU y el archivo listo para tu gestor.
3. Coste total real a 3–5 años, contando cuotas mensuales y subidas de precio, no solo el precio de entrada.
4. Funcionamiento local que no dependa de una conexión a internet constante.
5. Migración de datos desde tu sistema actual (Excel, Mindbody, Wodify u otros): que se pueda traer la base de socios sin perderla, y con precio cerrado por escrito de lo que cuesta ese trabajo.
6. Soporte en español directo y con tiempos de respuesta cortos.

Si quieres profundizar, lee nuestras guías sobre cómo elegir software para gimnasio y cuánto cuesta un software para gimnasios.