El precio mensual no refleja el coste real. Una cuota de 79€/mes parece barata, pero son 2.844€ en 3 años. Siempre calcula el coste total a 3 y 5 años antes de decidir.
Los 7 criterios para elegir software de gimnasio
Es la funcionalidad con mayor impacto económico directo: impide entrar a morosos. Muchos proveedores lo cobran aparte (20–60€/mes extra). Pregunta directamente: "¿tornos RFID incluidos en el precio?"
Multiplica la cuota mensual × 36. Compara esa cifra con una licencia única. Un SaaS de 79€/mes = 2.844€ en 3 años. Una licencia de 1.449€ = 1.449€ en 3, en 5, en 10 años.
Antes de firmar, pregunta: "¿Puedo exportar toda la base de socios en CSV sin coste?" Si la respuesta no es un sí inmediato, hay vendor lock-in que te costará caro al cambiar.
Llama al número de soporte antes de firmar. Si tardas más de 5 minutos en hablar con una persona real o te redirigen a tickets, ese será tu soporte cuando el sistema falle un lunes a las 8h.
Una factura legal requiere numeración correlativa, IVA desglosado y datos fiscales completos del emisor. Un recibo interno no es lo mismo. Si tu gimnasio factura, verifica que el software lo hace bien.
Si el software es 100% cloud y tu conexión falla, todos los tornos quedan bloqueados o abiertos permanentemente. Para un software instalado localmente, una caída de internet no afecta la operativa.
Busca: cláusulas de subida unilateral de precio, penalizaciones por baja anticipada, condiciones de exportación de datos y garantías de uptime. Si hay permanencia mínima de 12 meses, eso es un coste oculto.
Preguntas que debes hacer antes de contratar
Control de accesos incluido · Coste total a 3 años calculado · Exportación de datos confirmada · Soporte probado · Facturas legales verificadas · Funcionamiento sin internet comprobado · Contrato leído sin sorpresas.